意思伝達は文書で行うとメリットがあります。
隣の席にいる人にもメモを渡すのは欧米でもよく見られる光景です。
口頭の伝達はスピードはありますが、伝わる内容の正確性は文書に比べてかなり劣ります。
文書の意思伝達のメリットには
１）記録と記憶に残る
２）要点がはっきりする
があります。
１では
・メモをとらなくて済む
・聞き返したりしなくてもよい
などの手間が省けます。
しかし曖昧なメモを渡されても困りますので、メモを渡す側はできるだけ詳細に、ここまで細かくしなくて良い、というぐらいに記載するのがコツです。
２では
・伝えようとする側が完結に的確になろうとする
というのがあります。
文章にすると自分の考えが意外とまとまっていないことに気づくことがあります。
自分が何を伝えたいか、漠然としてイメージしているだけの段階で、他人に伝えることは不可能です。
それが文章にすることで明確になります。
このようなメモを昔はポストイットなどで回していましたが、保存や周知性ではクラウドのタスク管理アプリで回すに越したことはありません。
これはメモや指示などをどの段階にだれがやるのか、が非常に明確にわかるクラウドのサービスになります。
このようなツールを使うことで意思伝達によるロスを防ぐことが可能です。
